Monday.com: wat kun je met deze projectmanagementsoftware?

Wat is Monday.com?

Monday.com is een werkplatform dat teams helpt projecten te beheren, taken te organiseren en samen te werken aan doelen. Het platform biedt een visuele manier om werkprocessen op te zetten, waarbij gebruikers vrijwel elk type workflow kunnen aanpassen aan hun behoeften. Van eenvoudige takenlijsten tot complexe projectportfolio's: Monday.com belooft een flexibel instrument voor verschillende soorten organisaties.

Het verzamelen en goedkeuren van projectideeën

Een projectmanagementproces begint vaak met het verzamelen van suggesties en verzoeken. Monday.com biedt hiervoor WorkForms, een functie waarmee teams op een gestructureerde manier input kunnen ontvangen. Volgens de officiële documentatie "make it easy to gather project ideas, suggestions, or requests in one place. Anyone, whether teammates, managers, or external stakeholders, can submit a form with key information to evaluate the idea's business need."

Inzendingen via deze formulieren verschijnen automatisch in een speciaal goedkeuringsbord. Hier kunnen besluitvormers projectvoorstellen beoordelen, budgetten toekennen en bepalen welke projecten doorgaan. Het platform gebruikt verschillende groepen en kolommen om elk voorstel met alle relevante informatie te presenteren.

Projectstructuur: high-level en low-level boards

Monday.com werkt met een systeem van zogenaamde high-level en low-level boards. High-level boards bieden een strategisch overzicht waarin je kunt zien hoe goedgekeurde projecten aansluiten bij bredere organisatiedoelen. Low-level boards zijn daarentegen werkruimtes voor de dagelijkse uitvoering van specifieke projecten.

Deze structuur wordt ondersteund door automatiseringen. Wanneer een project de status "goedgekeurd" krijgt, kan een cross-board automation automatisch een item aanmaken op het overzichtsboard. Later, wanneer een project de planningsfase ingaat, wordt automatisch een compleet nieuw bord aangemaakt vanuit een sjabloon.

Projectborden en ingebouwde functies

Voor teams op Pro- en Enterprise-abonnementen biedt Monday.com specifieke projectborden. Volgens de documentatie zijn "Projects available on the Pro and Enterprise plans. On the Pro plan, you can create standalone projects with built-in project features."

Deze projectborden bevatten voorgedefinieerde kolommen zoals Timeline, Dependencies, Effort en Budget. Er is ook een ingebouwde Project Overview die "provides a high-level snapshot of the project's current status" met onder meer een Gantt-weergave, voortgangsindicatoren en een RAG-status (Red/Amber/Green) voor gezondheid van het project.

Gebruikers kunnen handmatig de projectstatus bijwerken via drie categorieën: Off Track, At Risk en On Track. Voor wie liever automatisch werkt, bestaat er een integratie voor automatische projectstatus op basis van vooraf ingestelde regels.

Automatiseringen voor efficiënter werken

Automatiseringen vormen een kernonderdeel van Monday.com. Het systeem werkt met triggers, voorwaarden en acties. Zoals de documentatie uitlegt: "Every automation has a trigger, a condition, and one or more actions."

Een trigger is een gebeurtenis die de automatisering in gang zet, bijvoorbeeld wanneer een bepaalde datum nadert of een status verandert. De voorwaarde bepaalt of de automatisering daadwerkelijk wordt uitgevoerd, en de actie is wat er vervolgens gebeurt, zoals het versturen van een notificatie of het verplaatsen van een item.

Gebruikers kunnen kiezen uit vooraf gemaakte sjablonen of eigen automatiseringen bouwen. Ook meertrapsautomatiseringen zijn mogelijk, waarbij meerdere acties opeenvolgend worden uitgevoerd. Let wel: niet alle kolomtypes worden ondersteund in automatiseringen, waaronder Tags, Mirror, Dropdown en diverse andere.

Tijdlijnbeheer en afhankelijkheden

Voor het beheren van tijdlijnen biedt Monday.com verschillende instrumenten. Dependencies helpen bij het koppelen van gerelateerde taken, zodat wanneer één taak vertraagt, andere taken automatisch kunnen worden aangepast. Deze afhankelijkheden zijn zichtbaar in de Gantt-weergave, waar pijllijnen de verbindingen tussen taken laten zien.

Een interessante optie is het bijhouden van geplande versus werkelijke tijdlijnen. Door een Timeline-kolom te combineren met een Date-kolom en een Formula-kolom kunnen teams analyseren hoeveel vertraging er optreedt bij taken. Op Enterprise-niveau zijn zelfs cross-project dependencies mogelijk, waarbij afhankelijkheden tussen verschillende projectborden kunnen worden beheerd.

Workload en resource management

De Workload View visualiseert de capaciteit van elk teamlid, wat helpt om overbelasting te voorkomen en werk evenwichtig te verdelen. Voor Enterprise-gebruikers zijn er geavanceerde resource management tools beschikbaar binnen het portfolio-onderdeel.

Bij projectborden op het Enterprise-abonnement is er ook een Resource planner die "helps you define resource requirements for the project and plan at a higher level alongside your project board." Deze planner staat los van het projectbord zelf, zodat teams op strategisch niveau kunnen plannen zonder de dagelijkse taakuitvoering te verstoren.

Kostenbeheer en budgettering

Voor budgetbewaking kunnen gebruikers een Numbers Column toevoegen om uitgaven per taak vast te leggen, gecombineerd met een Dropdown-kolom om kostensoorten te categoriseren. Chart Views kunnen vervolgens worden gebruikt om kosten per categorie te analyseren of om werkelijke uitgaven met het goedgekeurde budget te vergelijken.

Dashboards en rapportage

Dashboards bieden een visueel overzicht van projectmetrics en houden teams op één lijn. Verschillende widgets zijn beschikbaar, waaronder Timeline Widgets voor projectfasen, Pie chart widgets voor statusoverzichten, Workload Widgets voor teamcapaciteit en Bar chart widgets voor budget-vergelijkingen.

Overwegingen bij het kiezen van Monday.com

Monday.com richt zich op visueel werkbeheer met veel aanpassingsmogelijkheden. De grootste sterkte ligt in de flexibiliteit: vrijwel elk proces kan worden nagebouwd met boards, kolommen en automatiseringen. Dit maakt het platform geschikt voor uiteenlopende use cases, van marketingcampagnes tot softwareontwikkeling.

Tegelijk vraagt deze flexibiliteit om tijd voor inrichting. Teams moeten zelf bepalen welke structuur, welke automatiseringen en welke views ze nodig hebben. Voor kleinere teams of eenvoudige projecten kan dit soms als overhead aanvoelen.

Let op dat verschillende functies afhankelijk zijn van je abonnementsniveau. Dependencies, Gantt-weergaven, Formula-kolommen en Workload Views zijn bijvoorbeeld vanaf het Pro-abonnement beschikbaar. Resource management op Enterprise-niveau en portfolio-mogelijkheden vereisen het hoogste abonnementsniveau.

De AI-assistent Sidekick kan helpen bij het opzetten en verfijnen van projecten, maar de effectiviteit hiervan hangt af van hoe goed je instructies formuleert en hoeveel context het systeem heeft.

Geschikt voor wie?

Als redactionele overwegingen kunnen de volgende scenario's relevant zijn:

• **Visueel ingestelde teams** die graag met borden, tijdlijnen en dashboards werken, zullen zich snel thuis voelen
• **Organisaties met diverse workflows** kunnen profiteren van de flexibiliteit om verschillende processen in één platform te ondersteunen
• **Middelgrote tot grote teams** met complexe projecten en resources kunnen op Enterprise-niveau gebruikmaken van portfolio-beheer en geavanceerde resource planning
• **Teams die graag automatiseren** vinden in Monday.com uitgebreide mogelijkheden om repetitieve handelingen te elimineren

Minder geschikt is het platform mogelijk voor teams die een zeer eenvoudige takenlijst zoeken zonder veel inrichtingswerk, of voor organisaties met zeer specifieke branchevereisten waarvoor gespecialiseerde software bestaat.

Tot slot

Monday.com biedt een breed scala aan functies voor projectmanagement, van idee tot uitvoering. De combinatie van boards, automatiseringen, tijdlijnbeheer en rapportage maakt het tot een veelzijdig platform. Of het de juiste keuze is, hangt af van je teamgrootte, de complexiteit van je projecten en hoeveel tijd je wilt investeren in het opzetten van je werkprocessen binnen het platform.